Le bureau consulaire exerce – exclusivement à l’égard des citoyens italiens résidant à l’étranger de manière permanente ou temporaire – certaines fonctions notariales prévues par la législation italienne. Il s’agit essentiellement de la réception d’actes publics (procurations, testaments), d’actes de notoriété, de légalisations et d’authentifications de signatures apposées sur des actes sous seing privé.
Il existe toutefois certaines différences entre les compétences notariales exercées par les autorités consulaires et celles attribuées aux notaires exerçant en Italie, qui découlent essentiellement de la différence de statut entre le chef du poste consulaire, fonctionnaire de l’État, et le notaire, professionnel libéral.
En particulier :
le notaire peut également être amené à exercer une activité de conseil juridique au profit de son client. Il peut notamment recueillir des informations sur la solvabilité d’une personne, intervenir comme intermédiaire dans une transaction ou conseiller son client sur des questions familiales ou patrimoniales. L’Autorité consulaire ne peut en aucun cas exercer de telles fonctions. Si un avis lui est demandé, celui-ci doit être strictement limité au domaine juridique, notamment en ce qui concerne la validité des actes dont elle est appelée à assurer la réception. Son assistance doit se limiter à la légalité des actes envisagés et non à leur opportunité ou à leur intérêt économique ;
le notaire peut également être mandaté par son client pour accomplir les formalités de publicité ou d’exécution liées aux actes qu’il a reçus. Le chef du poste consulaire ne peut exercer aucune activité de cette nature ;
alors que le notaire perçoit des honoraires, tous les actes consulaires sont soumis exclusivement aux droits prévus par le Tarif des droits consulaires.
Le citoyen italien résidant à l’étranger peut également choisir de faire établir l’acte par un notaire dûment habilité dans son pays de résidence. Si ce pays est partie à la Convention de La Haye du 5 octobre 1961 supprimant l’exigence de la légalisation des actes publics étrangers, le document devra ensuite être revêtu de l’« apostille » par l’autorité compétente du pays concerné. Si le pays n’est pas partie à cette Convention, la signature du notaire devra être légalisée par la Représentation diplomatique ou consulaire d’Italie compétente (voir la rubrique « Traduction et légalisation des documents »).
Les services notariaux les plus fréquemment demandés auprès d’un bureau consulaire sont les suivants :
Procurations ;
Testaments ;
Actes publics ;
Activités d’authentification.
Procurations
Procurations
La procuration est l’acte par lequel une personne (le mandant) confère à une autre personne (le mandataire) le pouvoir d’agir en son nom et pour son compte afin d’accomplir des actes juridiques dont les effets produisent directement leurs conséquences à l’égard du mandant.
Selon qu’elles sont conférées pour la gestion générale des affaires du mandant ou pour l’accomplissement d’actes déterminés, les procurations peuvent être générales ou spéciales.
Procuration générale
Par cet acte, le mandant confie au mandataire la gestion de l’ensemble de ses affaires, présentes et futures. La procuration générale est établie pour une durée indéterminée et demeure valable jusqu’à sa révocation.
Procuration spéciale
Par cet acte, le mandant confie au mandataire l’accomplissement d’un ou de plusieurs actes déterminés. La procuration spéciale cesse de produire ses effets dès que l’opération pour laquelle elle a été délivrée est achevée.
Le premier alinéa de l’article 28 du décret législatif n° 71/2011 (« Organisation et fonctions des bureaux consulaires »), entré en vigueur le 28 mai 2011, prévoit que les fonctions notariales consulaires ne peuvent être exercées qu’au profit des citoyens italiens. Contrairement à la législation antérieure, elles ne peuvent donc plus être exercées au bénéfice de ressortissants étrangers. Par conséquent, lorsqu’une procuration générale ou spéciale est demandée par un citoyen étranger, le chef du bureau consulaire ne peut exercer les compétences notariales correspondantes.
Données et documents nécessaires pour établir une procuration
Procuration générale
Pour établir une procuration générale, il convient de se présenter personnellement, sur rendez-vous, auprès de la Chancellerie consulaire de l’Ambassade d’Italie, muni :
- d’un document d’identité en cours de validité ;
- de son code fiscal italien (codice fiscale) ;
- des coordonnées complètes de la personne à laquelle la procuration est destinée.
NB : si le demandeur est marié sous le régime de la communauté des biens, la procuration doit être signée par les deux époux.
Procuration spéciale pour les procédures judiciaires
Cette procuration est délivrée à un avocat afin qu’il représente le mandant dans une procédure judiciaire en Italie.
Pour l’établir, il convient de se présenter personnellement, sur rendez-vous, auprès de la Chancellerie consulaire, muni :
- d’un document d’identité en cours de validité ;
- de son code fiscal italien (codice fiscale) ;
- des coordonnées complètes de la personne à laquelle la procuration est conférée ;
- de l’adresse du cabinet de l’avocat ;
- des références de la procédure (juridiction compétente et nature de l’affaire).
Procuration spéciale pour l’achat ou la vente d’un bien immobilier
Pour établir cette procuration, il convient de se présenter personnellement, sur rendez-vous, auprès de la Chancellerie consulaire, muni :
- d’un document d’identité en cours de validité ;
- de son code fiscal italien (codice fiscale) ;
- des coordonnées complètes du mandataire ;
- d’une description détaillée du bien immobilier concerné (le cas échéant, accompagnée d’une copie de l’extrait cadastral).
Procuration spéciale pour la vente d’un véhicule
Pour établir cette procuration, il convient de se présenter personnellement, sur rendez-vous, auprès de la Chancellerie consulaire, muni :
- d’un document d’identité en cours de validité ;
- de son code fiscal italien (codice fiscale) ;
- des coordonnées complètes du mandataire ;
- du certificat d’immatriculation du véhicule.
Procuration spéciale pour l’encaissement de sommes
Pour établir cette procuration, il convient de se présenter personnellement, sur rendez-vous, auprès de la Chancellerie consulaire, muni :
- d’un document d’identité en cours de validité ;
- de son code fiscal italien (codice fiscale) ;
- des coordonnées complètes du mandataire ;
- du numéro, de la date d’émission et de l’organisme payeur, lorsqu’il s’agit d’un mandat postal ou d’un chèque bancaire.
NB : lorsqu’il s’agit de retirer des fonds d’un compte bancaire ou postal, il convient également d’indiquer le nom de l’établissement bancaire ou du bureau de poste, le numéro du compte ou du livret ainsi que le montant à retirer.
Procuration spéciale pour l’acceptation d’une succession
Pour établir cette procuration, il convient de se présenter personnellement, sur rendez-vous, auprès de la Chancellerie consulaire, muni :
- d’un document d’identité en cours de validité ;
- de son code fiscal italien (codice fiscale) ;
- des coordonnées complètes du mandataire ;
- des informations relatives au défunt, notamment ses date et lieu de naissance ainsi que ses date et lieu de décès.
Procuration spéciale pour la renonciation à une succession
Pour établir cette procuration, il convient de se présenter personnellement, sur rendez-vous, auprès de la Chancellerie consulaire, en présence de deux témoins, muni :
- d’un document d’identité en cours de validité ;
- de son code fiscal italien (codice fiscale) ;
- des coordonnées complètes du mandataire ;
- des informations relatives au défunt, notamment ses date et lieu de naissance ainsi que ses date et lieu de décès.
Procuration spéciale pour l’acceptation d’une donation
Pour établir cette procuration, il convient de se présenter personnellement, sur rendez-vous, auprès de la Chancellerie consulaire, en présence de deux témoins, muni :
- d’un document d’identité en cours de validité ;
- de son code fiscal italien (codice fiscale) ;
- des coordonnées complètes du mandataire ;
- des coordonnées du donateur ;
- d’une description détaillée des biens faisant l’objet de la donation.
Procuration spéciale en vue d’effectuer une donation
Pour établir cette procuration, il convient de se présenter personnellement, sur rendez-vous, auprès de la Chancellerie consulaire, en présence de deux témoins, muni :
- d’un document d’identité en cours de validité ;
- de son code fiscal italien (codice fiscale) ;
- des coordonnées complètes du mandataire ;
- d’une description détaillée des biens faisant l’objet de la donation (avec les références cadastrales lorsqu’il s’agit d’un bien immobilier) ;
- des coordonnées complètes du bénéficiaire de la donation.
Procuration spéciale pour les publications de mariage
Pour établir cette procuration, les futurs époux doivent se présenter personnellement, sur rendez-vous, auprès de la Chancellerie consulaire, munis :
- d’un document d’identité en cours de validité ;
- de leur code fiscal italien (codice fiscale) ;
- des coordonnées complètes des personnes auxquelles ils entendent conférer la procuration.
La procuration n’est valable que si elle est établie dans la forme requise pour l’acte que le mandataire est appelé à accomplir.
Le mandant peut révoquer sa procuration à tout moment, sauf si celle-ci a été expressément déclarée irrévocable.
La révocation peut concerner aussi bien une procuration établie auprès du bureau consulaire compétent pour le lieu de résidence de l’intéressé qu’une procuration établie auprès d’un autre consulat ou d’un notaire italien.
Pour procéder à la révocation, l’intéressé doit se présenter à la Chancellerie consulaire muni d’une copie de la procuration à révoquer ou, à défaut, de toutes les informations essentielles permettant de l’identifier (par exemple : le consulat ou le notaire ayant reçu l’acte, la date de signature, le numéro de répertoire et les coordonnées complètes du mandataire).
Il appartient au mandant de transmettre lui-même l’acte de révocation au mandataire concerné ainsi qu’au notaire italien auprès duquel la procuration était déposée.
La délivrance d’une procuration est soumise au paiement des droits prévus par le Tarif des droits consulaires en vigueur.
Testaments
Testament authentique
Le testament authentique est la déclaration orale de volonté du testateur, reçue par le fonctionnaire consulaire délégué à l’exercice des fonctions notariales, en présence de deux témoins. Cette déclaration est consignée par écrit par le fonctionnaire lui-même.
Le testateur devra se présenter personnellement, sur rendez-vous, auprès de la Chancellerie consulaire, muni d’un document d’identité en cours de validité et accompagné de deux témoins.
Testament secret
Dans le cas d’un testament secret, les fonctions de l’autorité consulaire se limitent à la réception formelle de l’acte sous pli scellé, dont le contenu demeure confidentiel, ainsi qu’à son dépôt auprès de la Chancellerie consulaire.
Le testateur devra se présenter personnellement, sur rendez-vous, muni d’un document d’identité en cours de validité.
Testament olographe
Le testament olographe est entièrement rédigé, daté et signé de la main du testateur. Il peut être conservé en tout lieu ou confié à toute personne de son choix.
Les actes de réception, de dépôt, de révocation ou toute autre formalité relative aux testaments sont soumis au paiement des droits prévus par le Tarif des droits consulaires en vigueur.
Actes publics
Les actes publics sont des actes juridiques – tels qu’un acte de donation – pour lesquels la loi exige la forme authentique.
Par acte public, on entend un document faisant foi jusqu’à inscription de faux des faits et actes juridiques qu’il constate, dès lors qu’il est reçu, dans les formes prescrites par la loi, par un officier public investi des pouvoirs correspondants.
Activités d’authentification
Authentification notariale de signature
Conformément à l’article 28 du décret législatif n° 71/2011, l’authentification notariale de signature (article 1 de la loi notariale) ne peut être effectuée qu’au bénéfice des citoyens italiens.
La définition générale de la signature authentifiée figure à l’article 2703, deuxième alinéa, du Code civil italien :
« L’authentification consiste dans l’attestation, par un officier public, que la signature a été apposée en sa présence. L’officier public doit préalablement vérifier l’identité du signataire. »
Conformément à l’article 2702 du Code civil italien, l’authentification de signature ne confère aucun caractère d’authenticité au contenu de l’acte ; elle atteste uniquement, jusqu’à inscription de faux, l’origine de la signature.
Les dispositions régissant l’authentification notariale en Italie — notamment les articles 2703 du Code civil, 72 de la loi notariale n° 89/1913, 86 du règlement notarial (R.D. n° 1326 du 10 septembre 1914) et 20 de la loi n° 15/1968 — s’appliquent également à l’authentification notariale effectuée par les autorités consulaires.
Authentification administrative de signature
Le Décret du Président de la République n° 445 du 28 décembre 2000 prévoit que, pour les citoyens italiens, les citoyens de l’Union européenne ainsi que les ressortissants étrangers séjournant régulièrement en Italie (article 3), les signatures apposées sur les demandes ou déclarations destinées à une administration publique ou à un organisme chargé d’un service public n’ont plus à être authentifiées, dès lors qu’elles sont accompagnées d’une copie d’une pièce d’identité en cours de validité.
L’authentification demeure toutefois obligatoire, y compris pour ces mêmes catégories de personnes, lorsque les documents sont destinés à des personnes privées ou lorsqu’ils visent à permettre à un tiers de percevoir des prestations économiques (par exemple : procuration pour le retrait d’une pension, transfert de propriété d’un véhicule, ouverture d’un compte bancaire, etc.).
Pour les ressortissants étrangers qui ne séjournent pas régulièrement en Italie et ne sont pas citoyens de l’Union européenne, l’authentification administrative demeure toujours obligatoire.
Différences entre l’authentification notariale et l’authentification administrative
L’authentification administrative se caractérise par la pluralité des autorités habilitées à procéder à l’authentification, conformément à l’article 21 du D.P.R. n° 445/2000 (notaire, greffier, secrétaire communal, agent chargé de recevoir les documents ou autre fonctionnaire désigné par le maire), ce qui constitue une exception au principe général de compétence notariale.
Elle se limite à constater une situation juridique ou matérielle ou à reproduire des informations résultant d’actes préexistants, sans créer ni modifier d’effets juridiques autonomes.
À l’inverse, dans le cadre de l’authentification notariale, le fonctionnaire ne se borne pas à constater que la signature a été apposée en sa présence ; il vérifie également que le contenu de l’acte est conforme à la loi, à l’ordre public et aux bonnes mœurs.
Authentification de photographie
L’authentification de photographie consiste à attester que la photographie correspond bien à la personne concernée.
Le demandeur devra se présenter personnellement, sur rendez-vous, auprès de la Chancellerie consulaire, muni d’un document d’identité en cours de validité ainsi que du document ou de la photographie à authentifier.
Les opérations d’authentification sont soumises au paiement des droits prévus par le Tarif des droits consulaires en vigueur.